Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

Публикация № 1244465

Управление - Документооборот и делопроизводство

Бизнес-аналитик Марта Сныткина запускает серию статей о проблемах внедрения документооборота. Личный опыт и собеседования с заказчиками показали: когда вопрос касается документооборота, компании не знают, с чего начать и как навести порядок в своих архивах. Вот вопросы, которые заказчики задают мне чаще всего. Как определить, что пришло время для электронного документооборота? С чего необходимо начинать работу при внедрении системы документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при подготовки к внедрению документооборота и способы их решения. Попробуем ответить на них вместе!

В жизни любой организации определенные документы проходят этап согласования. Нет проблем, когда этот этап двухуровневый. Например, менеджер по закупкам напрямую согласует контракты с генеральным директором. Менеджер прекрасно знает, где и кто должен согласовать контракт: ему просто отследить этот процесс.

А теперь представьте ситуацию, когда заключение контракта в компании одобряют юристы, финансисты, бухгалтера, и, возможно, кто-нибудь ещё. Чтобы ответить на вопрос контрагента «Когда подпишемся?», бедолага-менеджер потратит не один час, а в худшем случае, и не один день, выискивая нужный контракт. Удобно? Не думаю! 

Любой растущей компании со временем нужно организовать или привести в порядок систему документооборота. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид.

Предпосылки внедрения электронного документооборота

Мы привели лишь один из примеров проблем и неудобств, с которыми сталкиваются компании, ведущие бумажный документооборот. В случае с электронным документооборотом поиск нужного контракта, договора или акта – вопрос пяти минут, которые занимает открытие соответствующего раздела в программе.

Есть и другие симптомы, которые означают – компании нужен электронный документооборот. Среди них можно выделить:

  1. Дублирование документов;

  2. Невозможно быстро найти документ;

  3. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  4. Ошибки в документах.

Когда данная ситуация осознается как проблема, приходит понимание, что с этим нужно что-то делать. И первое, что нужно сделать, это классифицировать проблемы.

Классификация проблем документооборота

Особенности классификации проблем документооборота:

Для наиболее успешной классификации проблем используется метод аудита, например, анкетирования или опроса сотрудников организации. Данный способ позволяет:

  1. Выявить причину несвоевременной подготовки документов;

  2. Выявить, что не устраивает в текущем процессе его участников, и какие изменения необходимо сделать для оптимизации процесса;

  3. Выявить и определить всех участников процесса;

  4. Определить перечень информационных систем, которые помогут устранить проблемы.

Информация, собранная в ходе аудита, подлежит классификации для подготовки перечня мер по устранению проблем.

Классификация проблем может быть представлена следующим образом:

 

Описание проблемы

Градация возникновения риска

Характеристика риска

Отсутствует архивация документов

Высокий

  1. Утрата документов;

  2. Фальсификация документов.

Отсутствует унификация документов

Высокий

  1. Снижение оперативности при создании и обработки документа;

  2. Неэффективное использование рабочего времени.

Отсутствует формализованный процесс обработки документов

Высокий

  1. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  2. Потеря юридической силы документа из-за критической ошибки при подготовке;

  3. Неисполнение обязательств по договорной работе.

Отсутствует автоматизация документов

Критичный

  1. Дублирование документов;

  2. Отсутствие контроля за своевременной подготовкой документов и сроком действия.

 

Важно отметить, что в разных организациях перечень проблем и их классификация с указанием уровня риска будет отличаться, в зависимости от стандартизации и автоматизации, а также от уровня подготовки персонала и принятых практик в организации. 

Что же дальше?

Определение цели проекта по автоматизации документооборота

А дальше необходимо определить цель проекта по автоматизации документооборота. Правильно сформулированная цель поможет достичь результата в срок и решить поставленные задачи. 

Цель следует сформулировать очень конкретно, с определенным сроком достижения, а главное, с видимым явным конечным результатом, который можно будет измерить.

 

Количественные показатели можно измерить в единицах времени, в денежном выражении, количестве этапов обработки документа и т.д.

Обязательным условием оценки будет замер показателей до начала проекта и после.

Качественные показатели измеряются вероятностью наступления того или иного риска.

Вот некоторые примеры количественных показателей:

 

Показатель

Было

Стало

1.

Сокращение времени поиска документа

10 минут

1 минута

2.

Сокращение сроков согласования документов

7 дней

3 дня

3.

Повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки

3 дня

1 день

4.

Сокращение трудозатрат на обработку документов (средняя стоимость подготовки приказа в человеко-часах и рублях)

10 000 рублей

3 000 рублей

5.

Сокращение на расходные материалы (бумага, картриджи)

300 000 рублей в год

60 000 рублей в год

6.

Сокращение потока корреспонденции, направляемого на рассмотрение руководителю

  • 30% входящих документов направляется на исполнение;

  • 70% документов направляется на рассмотрение руководству

70% входящих документов направляется сразу на исполнение;

30% документов направляется на рассмотрение руководству.

 

Вот некоторые примеры качественных показателей:

 

Показатель

Вероятность наступления в %

Было

Стало

1.

Риск неисполнения договорных обязательств

Средний

Низкий

2.

Риск утраты документов

Средний

Низкий

3.

Риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при подготовки

Средний

Низкий

4.

Риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов

Средний

Низкий

 

Необходимо понимать, что представление исчерпывающей информации о существующих проблемах, рисках и достижении цели позволят принять правильное решение по внедрению системы 1С:Документооборота.

 

В следующей статье мы поговорим о том, какие проблемы могут возникнуть при подготовке к внедрению документооборота, и как и решать.  Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. О чем вас спрашивают заказчики при внедрении документооборота? С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении? О чем еще хотите поговорить, если вы и есть заказчик?

Конструктивная критика приветствуется!

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

Новые возможности обработки Печать договоров по шаблонам для УТ 11, КА 2, ERP 2

Печатные формы документов Документооборот и делопроизводство v8 ERP2 УТ11 КА2 Бесплатно (free)

В публикации описаны возможности обработки, которые появились в новых релизах

19.12.2019    3928    0    pparshin    3    

Обзор систем автоматизации документооборота: 1С:Документооборот, Диадок и Directum

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство Россия Бесплатно (free)

Статья будет посвящена сравнению трех систем документооборота и выделению среди них наиболее функциональной и удобной.

16.03.2018    16890    0    alis112358    14    

Переход на новые форматы ЭДО после 01.07.2017. (использование УПД)

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 1cv8.cf Россия БУ Бесплатно (free)

В статье я постарался кратко расписать, какие варианты обмена ЭДО с контрагентами доступны в 1С (любой конфигурации 1С) по новым форматам. Скрины новых форматов в списке картинок к статье. Добавил исправление поведения УПД при формировании ЭД.

25.07.2017    19327    0    igo1    10    

Управление договорами в 1С:Документооборот

Управление бизнес-процессами (BPM) Документооборот и делопроизводство Пользователю системы Бухгалтерский учет Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

В 1С:Документооборот в релизах 2.1.7 и 2.1.8 концепция учета договоров продолжила свое развитие (появились стороны договора). Это повлияло и на бизнес-процессы (теперь вместо процесса Утверждение надо пользоваться процессом Подписание для договоров). Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при внедрении управления договорами в 1С:Документооборот.

24.01.2017    33887    0    vlush78    0    

Новое в 1С:Документооборот ред. 2.1

Пользователю системы Управленческий учет (прочее) Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

Фирма 1С не стоит на месте и продолжает радовать нас своими новыми версиями конфигурации 1С:Документооборот. В конце мая 2016 года вышла новая редакция 2.1, которая содержит как принципиально новые возможности, так и улучшение старых функций. В данной статье будут рассмотрены отличия конфигурации 1С:Документооборот редакции 2.1 по сравнению с редакцией 2.0.

15.06.2016    32312    0    vlush78    7    

Зарплатные и кадровые документы, регистры, отчеты, обработки

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ЗУП2.5 УПП1 Россия Бесплатно (free)

Как то раз пришлось столкнуться с проблемой - сбора всех документов по з/п и кадровому учету. Увы - список пришлось составлять самому. Может кому пригодится. Данные брались из элемента подсистемы.

20.07.2012    16913    0    Manticor    4    

Конфигурация "Документооборот"

Документооборот и делопроизводство Управленческий учет (прочее) v8 Россия Бесплатно (free)

Единое управление хранилищем документов, внутренней почтой, управление приказами, распоряжениями, поручениями, согласование документов. Контроль за исполнением приказов.

28.10.2009    10831    0    vulgaris    13    

Реестр документов по табличным частям

Разное Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 БП2.0 УТ10 УПП1 Россия Бесплатно (free)

Универсальный реестр в разрезе таб.частей документов (Товары, Услуги, Тара).

27.10.2009    13249    0    andrew.ab    7    

Формирование поступления товаров под непроведенную реализацию. (БП 1.6)

Обработка документов Документооборот и делопроизводство Учет ТМЦ Документооборот и делопроизводство Учет ТМЦ v8 БП1.6 Россия БУ Бесплатно (free)

Формирование поступлений товара на основе анализа не проведенной реализации. Довольно знакомая ситуация для бухгалтера, когда необходимо оприходовать под реализацию.

14.08.2009    4093    0    1CProgrammist    6    

Конфигурация "Делопроизводство"

Документооборот и делопроизводство Производство готовой продукции (работ, услуг) Управленческий учет (прочее) v8 Россия Бесплатно (free)

Всё очень просто и ненавязчиво. 1. Ведёт журнал входящих и исходящих документов. 2. Держит письма на контроле. 3. Ведет журнал входящих и внутренних приказов (распоряжений, указаний). (есть два отчета позволяющих, распечатать перечень Входящих/Исходящих документов за любой день)

23.04.2009    14049    0    WWW123    42